8 ثانیه

هر روز میلیون‌ها بار تلفن در ادارات در همه جهان زنگ می‌زند. آن‌چه بعد از آن رخ می‌دهد ممکن است از ارزش خیلی یا کمتر برخوردار باشد ولی همواره این موضوع با اهمیت زیاد می‌باشد. ممکن است یک ارتباط منحصر به شخص بوده یا بخشی از یک رشته‌ ارتباط ‌هایی باشد که کم‌کم نظر سازمان یا شخص را از آن سوی دیگر تشکیل دهد. هر که این زنگ زدن اتفاق می‌افتد نیاز به توجه دقت دارد. کسی بایستی به آن جواب دهد و آن شخص بایستی مهارت‌های معین ی را به کار گیرد تا که ارتباط ارتباط، کار را بکند خوب یت آمیز هم باشد.
رسیدگی به شکایات


خرید فروشگاه اینترنتی

فروشگاه اینترنتی,راه اندازی فروشگاه اینترنتی,فروشگاه ساز

حتی سازمان‌هایی که به بهترین نحو اداره می‌شوند تعدادی شکایات دریافت می‌کنند. ممکن است تعداد شکایات زیاد نباشند ( اقدام مدیران باید در این مورد صورت گیرد) ولی ی که یک شکایتی پیش آید ممکن است غیر منتظره بوده هر فردی که اقطعا لا تلفن را بر‌می‌دارد و به شکایت رسیدگی می‌کند باید بداند که چطور این کار را انجام دهد.
این کار به ویژه به دو خیلی مهم است. اول این‌که واکنش طبیعی آدم به شکایت ممکن است واقعا امور را بدتر نماید به مفهوممدافعانه ادعا نماید که این کار تقصیر من نیست. چنانچه به چنین رفتار تدافعی برخورد شود، آن‌گاه تضمین پاسخی که ظاهرا مشتری نسبت به آن حساس است مساله و دشوار می‌باشد. ممکن است مستقیما شخصی که به مورد رسیدگی می‌کند مقصر نباشد، مشتریان حتی ممکن است در مورد این که چه فردی مقصر است بی اعتنا باشند تنها بخواهند که موضوع هر چه زودتر، تاثیر گذار تر بدون سر و صدا حل فصل شود.

هر چیزی که حکایت از شانه خالی کردن باشد یا اشاره به این داشته باشد که در مسیر خطای من نیست، فقط می تواند موضوع را سریعا بدتر کرده و شکایت را تشدید نماید. آن گاه می تواند دو شکل را به خود بگیرد: یکی این که چرا چیزی اتفاق افتاده خواستار حل و فصل مورد شده و دیگر آن که خواستار دانستن این مورد شود که چرا بهتر از این مورد رسیدگی قرار نگرفته است.

اقطعا ل دارد که شکایات جدی نسبت به شکایات جزئی مورد رسیدگی قرار گیرد ولی حقیقت این است که همه‌ی شکایات مهم بوده و ارزش دارند. طبق پژوهش گفته می‌شود که چنان‌چه سازمانی کاری را درست انجام ندهد مشتریان ۱۰ بار نسبت به زمانی که تحت تاثیر قرار می‌گیرند تعداد افراد را می‌گویند. پس موضوع ارزش دارد و فرصتی به شمار می‌رود.

ما با اطمینان می‌خواهیم از شکایت پیشگیری کنیم ولی اگر این شکایات رخ دهند آن‌گاه می بایست به صورت فرصت مثبتی برای کسب واکنش مشتری تلقی گردند. در واقع اگر مردم فکر کنند که در مورد چیزی بهتر كار شده، ممکن است غیر منتظره این است که چگونه آن را بیان کنند و آن‌گاه به اقطعا ل قوی مایل خواهند بود که چنانچه زمینه‌های شکایت هرگز پیش نیاید، سفارش مجدد بدهند.
ارزش شکایات

برای رسیدگی خوب به شکایات می بایست مطالب زیر را در مورد ‌ی آن‌ها درک کنیم:
۱. آن‌ها انگیزاننده هستند

همان‌طور که شرح داده شد مشتریان فقط ناآسان نمی‌شوند بلکه آن‌ها مصمم‌اند که رضایت به دست آورند پس احساس ات بالا می‌گیرد. روی هم رفته، چنانچه عدم تحویل یک قطعه مهم و حیاتی منجر به توقف کامل خط تولید شده باشد آن‌گاه آن‌ها حق دارند که آزرده شوند.

تقصیر ممکن است متوجه فرآورده‌ها، کار ‌های خدماتی، خط مشی کمپانی سازمان عملکرد شخصی بوده و همچنین عواملی خارج از کنترل مستقیم شما ( ممکن است هواپیمایی به خاطر بدی هوا دچار تاخیر شده باشد) ممکن است دخالت داشته باشد. گاهی از این عوامل را می‌توان پیش‌بینی کرد و این‌کار کمک می‌کند که به آن‌ها رسیدگی کنیم. برای مثال چنانچه مشکلی در تولید، یک اشکال کیفیتی را باعث شود آن‌گاه ما بایستی آماده دریافت تلفن‌هایی در مورد اقلامی باشیم که در روز وقوع مساله ارسال شده‌اند.
۲. شکایت‌ها ممکن است همواره قابل توجیه نباشند

مشتری ممکن است غلط کرده باشد، پس همواره نمی بایست بلافاصله تقصیر را پذیرفت.
۳. شکایت‌ها منبعی است از اطلاعات

این مساله ممکن است اطلاعات مهاست که به ما هشدار نماید انتظار شکایات بیشتر را داشته باشیم یا به ما کمک نماید که از آن‌ها پیشگیری کنیم یا صرفا بازخورد یا واکنش را در مورد احساس مشتری به دست دهد، داشتن یک فرم اختصاصی جهت مستند کردن شکایت‌ها، مفید مفید است. این مساله مفید مفید است چون که تضمین می‌کند که هیچ اطلاعات مفید ی گم نمی‌شود ( ولی اجازه ندهید که چنین فرم‌هایی وسیله‌ای جهت مقصر اعلام کردن تلقی گردد زیرا این کار مانع در فرد د آن‌ها خواهد شد) چنین فرمی بایستی همآهنگ با هر سازمانی تنظیم گردد.
همدردی کردن

باید کاری بکنید که مردم حس کنند شما واقعا علاقه‌مندید که آن‌ها بایستی این مکالمه را د اشته باشند این‌که دیدگاه آن‌ها را درک کرده حقیقتا می‌توانید را به جای آن‌ها بگذارید. صداقت داخلی همواره آشکار خواهد شد و به همین دلیل می بایست توجه واقعی به مساله کنید. نشان دهید که جر بحثی نخواهد بود، نشان دهید که حرف شاکی را قطع نکرده و حداقل از وضع روحی او با عبارت ‌ی متاسفم که این جوری احساس می‌کنید پوزش می‌طلبید.

در نظر گرفتن تلفن به عنوان یک وقفه و مزاحمت خیلی آسان است. تلفن کردن بدون ارزیابی ، تنها تلفن‌های دیگری را در بر خواهد داشت. با فرض وجود فکر به کارگیری مهارت‌های درست، تلفن می‌تواند سرمایه واقعی به شمار آید، وسیله‌ای که به طور روزانه مرتب مکرر کار می‌کند تا اثر مثبتی را بر جای گذارد.